Konuşmada Protokol Saygı ve Nezaket Kuralları
-Konuşma kamusal ve toplumsal yaşamda etkili bir iletişim sanatıdır.
-Hanımlara, yaşça büyüklere, üstlere, resmi kişilere ve yeni tanışılan kişilere adıyla hitap edilmemelidir.
-Adı unvanı bilinmeyen kişilere daima “hanımefendi-beyefendi” denilmelidir.
-Görevlilere ve hizmetlilere emir verirken komut biçiminde hitap edilmemeli, kibar bir emir yöntemi kullanılmalıdır.
-Konuşma sonunda “anladın mı, anlaşıldı mı?” diye sorulmamalıdır.
-Başkalarının yanında sık sık özel yaşamdan söz edilmemelidir.
-Başkalarının yanında sahip olunan maldan, paradan kazançtan söz edilmemelidir.
-Konuşmada kişinin grubun ve topluluğun ahlakı, manevi değerlerine saygı duyulmalıdır.
-Yüksek sesle el kol hareketi yaparak konuşulmamalıdır, konuşma sırasında incitici aşağılayıcı sözler söylenmemelidir, konuşmacının sözü kesilmemelidir, konuşan iki kişinin arasına girilmemelidir.
-Üstlerden ya da yaşça büyüklerden önce söze başlanmamalıdır.
Telefonda Konuşma Kuralları:
Yönetim ve çalışma hayatında işlerin ve iş ilişkilerinin çoğu aracılığı ile yapılmaktadır. Bu yüzden bütün yöneticiler ve görevliler, telefonda konuşma kurallarını iyi bilmeli ve doğru uygulamalıdırlar. Çünkü telefon kullanmanın, telefonda konuşmanın da protokol, saygı ve nezaket kuralları vardır. Telefonda konuşma kuralları aşağıda belirtilmiştir:
Alo diye telefon açılması manalı değildir, telefon açtığınızda önce kendinizi tanıtmakla söze başlayın.
Telefonu kim açtı ise onun kapatacağı unutmamalıdır. Üst ile konuşurken önce üstün telefonu kapatması beklenmeli. Eş düzey ve üst ile görüşmeye başlarken ve görüşme sonunda saygı ifadesi kullanılmalı. Üstler sekreter aracılığı ile aranmamalıdır.
Ast zorunlu ve ivedi bir durum olmadıkça amirini (üstlerini) telefonla aramamalı; makamına giderek kendisiyle konuşmalıdır.
Üst, cep telefonuyla aranacağı zaman kesinlikle sekreter kullanılmamalıdır.
Konuşma ve Yazışmalarda Yapılan Yanlışlar ve Doğru Kullanımlar
Doğru ve güzel konuşmak için her şeyden önce Türkçeyi doğru kullanmak, kelimeleri doğru telaffuz etmek, cümleleri doğru kurmak, fikir ve düşünceleri doğru ifade etmek gereklidir.
Akıllı bir insan düşündüğü her şeyi söylemez; ancak söylediği her şeyi düşünür.
Eşdüzeyde olduğu halde, “rica ederim” ifadesi kullanarak yazı gönderen bir kuruluşa, karşılıklılık ilkesi gereğince, “rica ederim” ifadesiyle; “arz ederim” ifadesiyle yazı gönderen eşdüzeydeki bir kuruluşa da “arz ederim” ifadesiyle cevap verilir.
Tek kuruluşa gönderilen yazıda hiçbir zaman “arz/rica ederim” veya “arz ve rica ederim” denmez. Sadece “arz ederim” ya da “rica ederim” denir. “arz ve rica ederim” yalnızca dağıtımlı yazıda kullanılır.
Bir yazıda “arz” veya “rica” konusunda sorun olduğunda “saygılarımla rica ederim” demek sorunu çözer. Eş veya üst düzeyde olduğu halde, “saygılarımla” ifadesini kullanarak yazı gönderen bir kuruluşa verilen cevabi yazıda “saygılarımla” ifadesini kullanmak saygı ve nezaket gereğidir.
