İmza Türleri
Asaleten İmza: Bir yazının ve belgenin, makam sahibi yöneticinin kendi adı, soyadı ve unvanıyla imzalanmasıdır.
Vekâleten İmza: Bir yazının ve belgenin, boş bulunan yönetim kadrosuna vekâleten atanan veya görevlendirilen kişinin “vekil” sıfatıyla, ya vekâlet eden kişinin adı ve soyadı ile vekâlet ettiği makam unvanı yazılır, sonuna V harfi konarak vekâleten imza edildiği belirtilir. Ancak dolu kadroya geçici olarak, vekâleten görevlendirilen kişi, vekâlet ettiği unvanın altına kendi unvanını da yazar.
Adına İmza: Bir yazı ve belgenin yönetici tarafından kendisine yazılı yetki devri yapılan, ast pozisyonundaki kişi tarafından yönetici adına imzalanmasıdır. “Yerine” yazmak doğru değildir. Yazı astın adı ve soyadının altına, ortalanarak bakanlıklarda “Bakan.a.”, Müstakil genel müdürlüklerde “Genel Müdür a.” Valiliklerde “Vali a.” Üniversitelerde “Rektör a.” Belediyelerde “Başkan a.” yazılır. Bunun altına ortalanarak imzalayan kişinin unvanı yazılır.
Onay İmza: Onay, birim ya da kurum amiri tarafından imzalanarak bir üst makama teklif edilen yazının, üst makam tarafından uygun görüldüğünün imzalanarak onaylanmasıdır. Onaylanmayan teklif yazısı resmi (Hukuki )değildir.
Kısa İmza(Paraf): Resmi yazıların dosya nüshaları yazıyı hazırlayandan imza makamına kadar uzman ve ara kademe amirlerince parafe edilir. Paraflar kâğıdın altındaki adres bloğunun üstüne, yazı alanının solunda yer alır. Önce tarih bloğu açılır, sonra paraflayacak kişinin kısaltılmış unvanı ve büyük harflerle adının baş harfi ile soyadı yazılır.
Kişi adının ve soyadının baş harflerini kendi kendi el yazısıyla ve mavi renk mürekkepli kalemle ,tarih bloğunda gün ve ay’ı belirterek parafe eder. Paraf kısa imza olup “kontrol ettim, katılıyorum” demektir.
İmza Yetkisinde Protokol Kuralları
Uluslararası’nda ve kamu kurumları arasında yapılan resmi yazışmalarda imza yetkisi önemli bir protokol konusudur. Zira uluslar ve kurumlar arası resmi yazışmalarda, belgelerde, anlaşma ve sözleşmelerde imza konusunda düzey eşitliği ,denklik ve karşılıklılık esastır.
Resmi yazışmalarda imza konusunda protokol kuralları şunlardır.
Bir yazı ,”Bakanlık Makamına” hitaben yazılmış ise(Vakıflar Genel Müdürlüğüne), Bu yazıyı makam (Genel Müdür veya Genel Müdür Yardımcısı)imzalar; birimine göndermeli yazılmış ise “Vakıflar Genel Müdürlüğüne(Personel Dairesi Başkanlığı)”Bu yazıyı birim amiri olan daire başkanı veya müdürü imzalar.
Valilik Makamına (Ankara Valiliğine) Yazılan bir yazıyı Bakan, Bakan Yardımcısı, Müsteşar, Müsteşar yardımcısı imzalar. Valilik birimine göndermeli yazıyı “Burdur Valiliğine (İl Sağlık Müdürlüğü)” Bakan, Müsteşar, Genel Müdür adına Daire Başkanı veya Şube Müdür imzalar.
Gelen Yazılara verilen cevabı yazının imzalanmasında düzey eşitliği ,denklik ve karşılıklılık esastır.Gelen yazı ,hangi düzeydeki yetkili tarafından imzalanmış ise, cevap yazısı da aynı düzeydeki yetkili tarafından imzalanır.
Bu nedenle, genel müdür imzasıyla gelen bir yazıya genel müdür imzasıyla; şube müdür imzasıyla gelen bir yazıya da şube müdürü imzasıyla yanıt verilir. Ancak yazının gittiği kurumda konunun önemine göre cevap yazısını bir üst’ün veya bir alt’ın imzalaması daha doğrudur.
Kurumlarda Teknik, rutin yazışma ve işlemlerde imza yetkisi an alt kademeye (Şube Müdürüne, Şef’e) kadar devredilmeli; günlük iş ve işlemlerle ilgili büroda şef ve/veya Şube müdür imzasıyla sonuçlandırılmalıdır.
