Kamusal yaşamda üst konukları ve kurum amiri yöneticileri karşılama ve uğurlama konusunda protokol kuralları aşağıda belirtilmiştir:
Ankara’da veya diğer il ve ilçelerde karşılama töreni, gelen en üst unvanlı kişi için yapılır. Heyetteki diğer yetkililer için ayrıca tören yapılmaz. Örneğin, bir il’e(Vilayete) gelen bakan için karşılama töreni yapılır; yanında bulunan müsteşar veya genel müdür için tören yapılmaz. Karşılama töreni sadece ilk ziyaret edilen ilde yapılır; diğer ilçelere veya kuruluşlara yapılan ziyaretlerde karşılama töreni yapılmaz. Karşılama ve uğurlama törenleri gün doğumu ve gün batımı saatleri arasında gerçekleştirilir; karanlıkta ve yağışlı havalarda karşılama ve uğurlama töreni yapılmaz.
Bir yönetici kendi üstlerini ve üst makamları ziyaret ettiği zaman törenle karşılanmaz ve uğurlanmaz. Karşılama ve uğurlama töreni ast yöneticiler tarafından yalnızca üst makamlar için yapılır.
Bir yöneticinin merkezde veya taşrada (il ve ilçede),başka bir kuruluşun bağlı olduğu genel müdür, müsteşar ya da bakanın gelişi veya gidişi münasebetiyle yapılan karşılama ve uğurlama törenine katılması doğru değildir. Herkes kendi üst makamını karşılamada ve uğurlamada bulunur.
Bakanlar ve kamu kuruluşlarının yöneticileri göreve başlamak için kuruma ilk gelişlerinde ve veda için son gelişlerinde, bakanlık ya da ilgili kurum yöneticilerince kurumsal törenle karşılanır ve uğurlanırlar.
Kabul törenlerinde ev sahibi yöneticiden daha üst düzeyde bir görevli ya da emekli yönetici davete ve törene katıldığında, bu kişi kabul yapmaz (kabul hattında yer almaz). Kabulü davet sahibi kurum amiri yapar.(Emekli kurum amiri ve eski yöneticiler konuktur.)
Uçakla gelen davetli bir konuğu havaalanında eşiti olan ev sahibi yönetici veya yardımcısı karşılar. Karşılamada ev sahibi yönetici en önde durur ve konuğa “hoş geldiniz, şeref verdiniz” der. Uğurlamada ise ev sahibi yönetici en sonda durur, giden konuğa en son kendisi saygılar sunar ve iyi yolculuklar diler. Üst konuk el uzatınca hemen el uzatılır.
Uçaktan önce davetli konuk, sonra diğer kişiler inerler. Uğurlamada ise konuğa eşlik eden kişiler önce, konuk en son uçağa biner.
Onur konuğu ve üst konukların karşılanmalarında, konuk ister eşli olsun, ister eşsiz olsun, bir buket çiçekle karşılanmaları esastır. Yabancı konuk ya da onur konuğu, eşli olarak geldiğinde karşılayan ev sahibinin eşinin de (hanım) karşılama ve uğurlamada hazır bulunması ve konuğun eşine (hanımefendiye) çiçek buketi sunması gereklidir.
Otomobil ile gelen üst düzey konukları karşılama ve uğurlama töreninde ev sahibi yöneticiler önde gelme sırasına göre otomobilin sağ tarafında sıralanırlar. En üst olan, karşılamada en başta, uğurlamada ise en sonda bulunur. Konuk eşli olarak geldiği/ayrıldığı takdirde, erkekler otomobilin sağ tarafında; hanım ya da hanımlar sol tarafında yer alırlar.
Uçak veya otomobil ile giden resmi konukların uğurlanmalarında üniformalı askerler ve emniyet görevlileri selam duruşunda bulunur; sivil memurlar baş selamı verirler. Vatandaşlar el sallarlar. Otomobil ile yapılan uğurlamada, konuğun ayrılışı esnasında otomobilin camını açarak sırada bekleyenlere (uğurlamada bulunanlara) el sallaması (selamlaması) nazik bir davranıştır.
Konuklar nasıl karşılanmışlar ise aynı şekilde uğurlanırlar. Ancak eş düzey konukları karşılama ve uğurlamada karşılılık esastır.
Dinlenme, gezi, tatil, tedavi, spor vb. özel amaçla gelen bakanlara, üst yöneticilere ve yabancı (ecnebi) konuklara, geliş ve gidişlerinde karşılama ve uğurlama töreni yapılmaz. Ancak bilgi verildiğinde ve istenildiğinde, bu kişiler saygı ve nezaket gereği özel olarak karşılanır ve uğurlanırlar.
Her türlü resmi tören, karşılama ve uğurlamada konukları yanaklarından veya ellerinden öpmek doğru değildir. El sıkmak ve başla selamlamak yeterlidir. (Yanaktan öpme, önceden tanışılan ve samimi olunan eş düzey kişiyi karşılama ve uğurlamada; el öpme ise yalnızca aile büyüklerini ve özel karşılama ve uğurlamada uygulanan sosyal bir davranıştır.)
