Kamu kurum ve kuruluşlarında zaman zaman temel atma, eğitime/hizmete açma, anma, kutlama, sertifika/diploma verme vb. yönetsel, sosyal, kültürel, eğitsel, bilimsel, sportif vb. törenler ve törensel etkinler düzenlenir. Ancak bu konuda herhangi bir mevzuat ya da kaynak bulunmadığından, söz konusu törenler ve etkinlikler kurumsal, sosyal, kültürel geleneklere göre düzenlenmektedir.
Davetiye Hazırlamada Dikkat Edilmesi Gerekenler
Törene çağrı daima yazılı davetiye ile yapılır. Tören planlaması makul bir süre önceden Mülki İdare Amirinin bilgisine sunulmalı ve davet edileceklerin Mülki İdare Amirinin bilgisi dahilinde belirlenmesi gerekir. Yirmi gün önceden tarih belirlenir; uygulanacak program hazırlanır; davetiyeler bastırılır. İlgili kişi ve kuruluşlara gönderilir. Ancak kurumsal olarak İl/İlçe düzeyinde düzenlenen sosyal, kültürel, eğitsel ve sportif nitelikli etkinliklerle ilgili törenler, mülki idare amirinin bilgisi ve izni ile bölge il/ilçe kuruluş amiri tarafından düzenlenir ve tören davetiyesi de bu kuruluş amiri tarafından çıkarılır.
Davetiye, tek veya iki katlı kaliteli karton olup, ön kapağın üstünde kurumun amblemi ve adı yer alır. Davetiye kartının içinde sol iç kapakta program, en altta tören tarihi, saati ve yeri yazılır. Kartın sağ iç kapağında, üstte davet sahibinin unvanı, adı, soyadı; ortada davet metni yer alır. Davetiye üzerine imza atılmaz. Tören davetiyesine “Mazeret” ibaresi konulmaz. L.C.V(lütfen cevap veriniz)rumuzu konulabilir.
Programda kokteyl ve /veya sanatsal, folklorik sportif bir gösteri ya da müzik dinletisi yer alıyor ise bu durum davetiyede belirtilir.
Kurumsal törenlere devlet büyükleri, kamu kuruluşlarının yöneticileri, kurumun hizmet ve faaliyet alanı ile ilgili özel ve tüzel kuruluşların yöneticileri; kurumda görev yapmış olan eski yöneticiler ile protokole dahil kişiler kurum amiri tarafından davet edilir ve kendilerine protokolde yer verilir.(Davet edilen kişi ve kuruluşların listesi yapılır, davete katılanlar listede işaretlenir.
Sonraki davette bu liste ve katılanlar göz önünde bulundurulur. Mazeret beyan etmeden üç defa yapılan davetlere katılmayan kişi ve kuruluşlar listeden çıkarılır.)
Davetiyeler kurye ya da posta ile gönderilir.
