Makam Odası Düzeni
Kamu kurum ve kuruluşlarında Türk bayrağı olan yöneticilerin mevkisine “makam” denir.
Hukuksal olarak ‘makam’ Bakanlıklarda bakan, bakan yardımcısı, müsteşar, genel müdürlükte genel müdür ve yardımcılarının, valiliklerde vali ve yardımcılarından, rektörlükte rektör ve yardımcılarından oluşur. Ayrıca odasında Türk bayrağı bulunan üst makama bağlı genel müdür, kurul başkanı, daire başkanı, hukuk müşaviri ile taşradaki bölge ve il müdürlerinin odaları makamdır.
Her kurumda makam odası kurumun en iyi yerinde olmalı, en iyi ve en güzel şekilde düzenlenmelidir. Hiçbir zaman bir astının odası üst yöneticisinin odasından büyük ve düzenli olmamalıdır.
Kurumlarda yöneticilerin odaları imaj ve itibar açısından önemlidir.
Makam koltuğu ve makam masası; makam odasıyla orantılı büyüklükte olmalıdır.
Kuruma ziyaretleriyle şeref veren üst konuklara izlenimlerini, duygu ve düşüncelerini almak için makam sahibi tarafından ”Şeref Defteri” sunulmalıdır.
Makamda Davranış Kuralları
Türkiye’de, kamusal yaşamda makamın özel bir önemi, etkinliği, üstünlüğü ve ayrıcalığı vardır.
Yönetimde “Kişiler geçici, makamlar kalıcıdır.”; “Makama saygı esastır.”. Bu yüzden makama gelen astlar, hanımlar, vatandaşlar, iş sahipleri ve bütün ziyaretçiler giyim, hitap, konuşma ve davranış olarak saygılı olmak zorundadır. Makam sahibi olan yöneticiler de makam odalarına gelen üstlerine, akranlarına, astlarına; konuklarına, ziyaretçilerine saygılı olmak, protokol kurallarına uygun davranmak; gerektiğinde oturtmak ve ikramda bulunmak zorundadır.
Kamusal yaşamda yöneticilerin makam odalarında; makam sahibi ast ve ziyaretçi olarak protokol, saygı ve nezaket kuralları açısından uyulması gereken kurallar aşağıda belirtilmiştir:
Makam sahibi el uzatmadan, hanımlar dâhil, el uzatılmamalıdır. Makamda önce el uzatma hakkı makam sahibine aittir.
Makamda konuk kabul köşesi yoksa makam masası önüne sandalye koyularak karşılıklı oturulmalıdır.
Yöneticinin, makam koltuğunda oturup önemli ve üst ziyaretçilerini karşılaması uygun değildir.
Emir ve Direktifler Daima Makamda Verilmelidir
Bir yöneticinin; üst ya da eş düzey konuğu ya da kendi amiri veya üst’ü gelince, kendi makamına oturtmak istemesi de hoş bir davranış değildir; çünkü makam sahibine emanettir.
Yöneticinin odasına kendi üst’ü, amiri veya dengi girdiğinde ya da konuk olarak başka kurumdan bir ast ya da bir hanım geldiğinde, yönetici hemen ayağa kalkmalı, üst’ü veya dengi ise kendisine yaklaşarak, astı ise olduğu yerde durarak el sıkmalı, oturması için buyur etmelidir.
Kendi personeli geldiğinde yöneticinin ayağa kalkması ve el sıkması gerekli değildir.
Yönetici(makam sahibi), ast ziyaretçiler ile iş sahipleri, müşteriler kurum personelini kendi makam koltuğunda oturarak kabul etmelidir. Astlar ve ziyaretçiler makam sahibi buyur etmedikçe oturmamalı; kendisine teşekkür ederek gösterilen yere oturmalıdır.
Bir yönetici, makamında üstleriyle veya davet ettiği konuklarıyla randevu verdiği ziyaretçileriyle görüşme veya toplantı yaparken, içeriye kimseyi almamalı; acil olmadıkça telefonla konuşmamalı, evrak imzalamamalıdır.
Kurum personeli, bir konu arz etmek veya bir-iki imza almak için makama girdiğinde oturmaları gerekmez. Yönetici teklif ederse o şartta ‘teşekkür edilir’ oturulur.
Yönetici, astlarına emir ve direktiflerini daima makamında vermeli; astların odasına denetim ve ziyaret için gittiğinde kesinlikle kendilerinin işlerine müdahale etmemeli; gerekli emirleri kendi odasında vermelidir.
Makam sahibi yöneticiler ile astlar, özel ve sosyal yaşamlarında samimi dost ve arkadaş olsalar da; makamdaki ilişkilerinde daima resmî, mesafeli, saygılı, ölçülü olmak durumundadır. Makama ve kurumu temsil eden yöneticiye saygı esastır.
Makam sahibi yönetici ev sahibi olarak bizzat davet ettiği veya randevu verip kabul ettiği konuklarına mutlaka ikramda bulunmalıdır. Ancak bir yönetici gelen her ziyaretçi ile çay, kahve vb. içmek zorunda değildir.
Onur konuğuna, önemli ve üst düzey misafirlere “Ne içersiniz?” denmesi doğru değildir. Çünkü misafir içilecek neyin olacağını bilmez, olmayan bir şey isteyebilir. Yönetici; onur konuğuna, önemli ve üst düzey misafirlere şöyle sorabilir: “Çay, kahve ne emredersiniz?,” “Kahveyi nasıl emredersiniz?”
“Bir çay daha alır mısınız?” Sözünün Anlamı
İlke olarak randevu alınmadan makam ziyareti yapılmamalıdır. Randevuya geç kalınmamalı, belirlenen saatten iki üç dakika önce hazır olunmalıdır.
Yönetici ziyaretçiye çay ikram ettiğinde ve kendisi de içtiğinde, yöneticinin çay içme süresi ziyaretçiye ayırdığı süreyi gösterir. Yönetici içtiği çayı bitirdiğinde ziyaretçi de bitirmeli, yöneticiye teşekkür ederek ayrılmalıdır. Ziyaretçi çayını bitirdiği halde, yöneticinin “Bir çay daha alır mısınız?” demesi de ziyaretçinin kalkıp gitmesi gerektiğini hatırlatır.
Makam sahibi eğer herhangi bir ikram teklifinde bulunuyorsa; ziyaretçi ikramı mutlaka kabul etmeli hiçbir şey içmek istemese bile su istemelidir.
Bir ast’ın üst’ünün makamında yapacağı görüşmede; cep telefonunu kapalı tutması gerekmektedir.
Ziyaret veya görüşme sırasında yöneticinin konuşmasını yavaşlatması, yeni bir konu açmaması, başka bir işle uğraşmaya başlaması, içtiği çayı bitirmesi, ayağa kalkması, toka etmek için elini uzatması ziyaretin ve görüşmenin bitmesi anlamına gelir. Bu durumda ziyaretçi ayrılmak üzere izin istemelidir.
Yönetici, konuğun plan program mevzuat dışı isteklerinde elinden geldiğince saygılı, kibar ve yapıcı olmalıdır.
Makamı ziyaret eden iş sahipleri, astlar ve personel makam sahibine zaman ayırdığı için teşekkür edip odadan ayrılmadan makama dönerek baş selamı vermeli kapıyı hafifçe kapatmalıdır.
