Toplantı yönetiminde temel ilke ve kurallar şunlardır:
-Kurumda, gereksiz ve önemsiz toplantı yapılmamalıdır.
-Periyodik toplantılar aksatılmamalıdır.
-Toplantı belirlenirken, katılacakların zamanları göz önüne alınmalıdır.
-Toplantı saatinin uygun olmasına dikkat edilmelidir. Çalışma saati bitiminde yapılacak toplantılardan kaçınılmalıdır.
-Toplantı için önce uygun bir yer seçilmeli; o yerin toplantı saatinde boş olacağından emin olunmalıdır.
-Toplantı yeri ve saati son anda değiştirilmemelidir. Aksi halde toplantının önemli olmadığı kabul edilir.
-Toplantı yapmadan önce toplantının amacı iyi saptanmalı; toplantı gündemi iyi hazırlanmalı, gündem 3-5 gün önce ilgililere yazılı olarak bildirilmelidir.
-Toplantıya, destek olacak kişiler mutlaka çağırılmalı; özellikle dış toplantılara yardımcı ve destek olacak yetkililer birlikte katılmalıdır.
-Toplantı sonunda, özellikle önemli ve kritik konulu toplantılarda, toplantı tutanağı hazırlanmalı ve katılanlara imzalatılmalıdır. Alınan kararların uygulanması için toplantıdan sonra eylem planı hazırlanmalıdır. Alınan kararların uygulanması mutlaka yerinde ve zamanında izlenmeli ve değerlendirilmelidir. Uygulamada karşılaşılan aksaklıklar ve sorunlar saptanmalı ve konu tekrar toplantıya getirilerek gerekli düzeltici önlemler alınmalıdır.
Brifingler
Brifing, kelime olarak ilk kez II. Dünya Savaşı sırasında planlanan askeri harekâtın topluca gözden geçirilmesi için yapılan toplantı anlamında kullanılmış; daha sonra bu kavram sivil yönetime de girmiştir.
Brifing, yönetim yaşamında üstleri bilgilendirme, onları eğitme ve yöneltme yöntemidir. Bu yüzden brifing yerine “Bilgilendirme Toplantısı” demek daha doğru olacaktır.
Brifing, devlet ve hükümet adamlarının ve kamu kuruluşlarında göreve başlayan üst yöneticilerin; kendilerine bağlı kuruluşların ve birimlerin çalışmaları konusunda ya da belirli bir konuda kurum veya birim amirlerinden veya uzmanlardan bilgi almak amacıyla düzenledikleri eğitsel bir toplantı türüdür.
Brifing metni, kurum veya ilgili birim tarafından önceden kitapçık halinde bastırılmış ya da özel bir dosya halinde temiz, düzgün ve kaliteli biçimde hazırlanmış ve brifingi alan yetkililere sunulmuş olmalıdır.
Brifingin süresi en fazla 60 dakika olarak belirlenmelidir. Brifingde sorular ve yanıtlar sunum sonuna saklanmalıdır.
