Tören Alanını / Salonunu Hazırlama
Tören öncesinde güvenlik, davetlilerin gelişinde karşılama, yönlendirme ve konuklara eşlik etme; arabaları park etme, yerleşme ve oturma düzeni; basının yeri, ses düzeni, simültane çeviri sistemi, yiyecek ve içecek (ikram)servisi; sunulacak gösteri ve dinleti repertuarı, verilecek armağanlar ile ilgili hususlar önceden belirlenir ve prova edilir.
Tören yapılacak alan veya salon ile platform çiçekler, ulusal ve kurumsal bayraklar ile süslenir.
Tören açık alanda yapılıyor ise, gösterilerin ve konuşmaların yapılacağı bir platform düzenlenir; platforma konuşma kürsüsü yerleştirilir. Tören alanında bulundurulacak kürsünün temiz, bakımlı olması yanında programın ve katılımcıların önemine uygun nitelikte olmasına özen gösterilmelidir.
Tören salonda düzenleniyor ise, sahnede ortaya bir kürsü, sağ arka köşeye tepesi ay yıldızlı, kromajlı direğe çekili Türk bayrağı; sol arka köşeye de tepesi yuvarlak kromajlı direğe çekili kurumsal bayrak konur. Kürsüde mikrofon, su, kalem ve kağıt bulundurulur. Sahnede ya da platformda uygun bir yere (sağ arka köşeye veya öndeki masa üstüne)Atatürk büstü konabilir.
Davetlileri Karşılama
Tören alanı girişinde konukları karşılamak, onları oturacakları yerlere götürmek ve kendilerine eşlik etmek üzere kurumun dış ilişkiler, protokol, basın ve halkla ilişkiler ve özel kalem müdürleri ile yeteri sayıda personel tören günü görevlendirilirler.
Bu görevlilerle tören alanında ve/veya salonda bir gün önce görev provası yapılır ve uygulanacak program konusunda kendilerine gerekli bilgiler verilir. Tören günü bir saat önce bu görevliler koyu renk takım elbiseli olarak tören yerinde hazır bulunurlar.
Törene gelen konukları dış kapıda davet sahibi yöneticinin yardımcısı ile protokol müdürü karşılar; protokol görevlileri kendilerine eşlik ederek oturacakları yere götürürler. Onur konuğunu davet sahibi kurum amiri bina önünde otomobilden inişte karşılar; kendisine refakat ederek tören yerine götürür, oturacağı koltuğa(Çiçeğin önüne)buyur eder.(İki sıralı salonda ortaya ilave koltuk konularak tek sıra haline getirilmeli; onur konuğu kenara oturtulmamalıdır.)
Onur konuğunun gelmesi ve kurum amiri ile birlikte protokoldeki yerlerini almalarını müteakip tören programı başlar. Onur konuğu salonda “protokol” sırasına gelince ,1.sırada oturanlar hanımlar dahil ,ayağa kalkarak ve cephesini dönerek kendisini başlarıyla selamlarlar.
