Törenlerde Oturma Düzenleri
“Kişi; gittiği bir toplantıda, törende ve davette kendi makam unvan, rütbe ve kıdemine uygun yere oturmalı; kaldırılacağı yere oturmamalıdır.” (Nihat AYTÜRK)
Kamusal ve kurumsal törenlerin ve törensel etkinliklerin düzenlendiği salonlarda ve alanlarda onur konuğu ve konukların oturma düzeni protokolün uygulandığı en önemli konulardan biridir. Zira yanlış bir oturma düzeni (davet edilen konuğu protokolde unvan ve statüsüne uygun yere oturmamak)kişinin töreni terk etmesine neden olabilir. Bu yüzden törenlerde protokole dahil davetlilerin önde gelme sıra düzenine uygun olarak oturma yer ve düzenine önem verilmelidir.
-Tören alanı ya da salonu, oturma düzeni olarak protokole uygun olması için ya tek sıra olmalıdır ya da üç sıra olmalıdır. Protokol sırasında (1.sırada)yer alan koltuk sayısı da tek sayıda (5,9,11,15)olmalıdır. Onur konuğu orta merkezdeki 1 numaralı koltuğa oturmalı, sağı 2; solu 3 numara olmalıdır. Salonda iki sıralı koltuk düzeni protokole uygun değildir.
-Törenlerde PROTOKOL olarak ayrılan yer, yabancı konuklara, devlet ve/veya il protokol listesinde yer alan ve kurum dışından davet edilen protokole dahil zevata(önemli konuklara)aittir.(Kurum mensupları ev sahibidir. Bu yüzden, protokol’e ayrılan yerde oturamazlar; kurumu protokolde yalnızca kurum amiri temsil eder. Kurum mensupları “birim başkanları” ve “kurum personeli” olarak ayrılan yere otururlar.)
-Salonda veya alandaki oturma düzeninde ön sıralar protokole ayrılır ve buradaki koltukların üzerine protokole dahil kişilerin unvanları ya da numaraları küçük birer kağıda yazılarak koltuklara iliştirilir.
Alanda veya salonda Protokole ayrılan yeri belirlemek için “Protokol”; Öteki davetlilerin oturacakları yeri belirtmek için ,”Konuklar”, ”Birim başkanları”, ”Personel”, ”Öğrenciler” ”Basın”, yazılı tabelalar konulmalıdır.
-Törene davet edilen, fakat mazereti nedeniyle katılamayan bir yönetici, kendisini temsilen yardımcısını ya da bir astını gönderdiğinde, bu ast temsilci, gittiği yerde kurum amirinin oturacağı yere değil; kendi unvanına uygun yere oturur. Bu kişi yönetici yardımcısı ise, yardımcılar sırasında: şube müdürü ise şube müdürleri sırasında yer alır; kurumunu unvanı düzeyinde temsil eder.
-Davet edilen kamu yöneticilerinin törenlere katılmaları temsil niteliklerinin gereğidir. Ancak özel, sosyal, dini, ticari ve siyasi nitelikli davet ve törenlere kurum adına katılmaları doğru değildir. Kamu yöneticileri bu tür davet ve törenlere ancak kişisel (özel)olarak katılabilirler.
-Alanda/salonda; Onur konuğunun oturacağı yeri göstermek üzere orta merkezdeki koltuğun önüne çiçekli sehpa konur. (Ön sıraya konan diğer sehpalar çiçeksiz olmalıdır.) Onur konuğu (1 numara) orta merkezde çiçekli sehpanın önünde, ev sahibi (davet sahibi kurum amiri) 2 numara olarak onur konuğunun sağında; onur konuğundan sonra gelen 2.konuk onur konuğunun solunda 3.konuk ev sahibinin sağında olmak üzere protokole dahil diğer konuklar önde gelme sırasına göre sağ ve solda, arka sıralarda belirlenen yerlerine otururlar.
-Törenlerde eşler bulunduğu zaman, eşinin sahip olduğu önde gelme hakkını kullanırlar. Ancak makam ve/veya unvan sahibi katılmadığı zaman eşi bu hakkını kaybeder. Bu durumda eş kendi unvan ve statüsündeki uygun yere oturur. Eşli törenlerde hanım eş ,davetli erkeğin sağında; erkek eş ,hanımın solunda oturur.
-Onur konuğu törene eşli olarak gelecek ise, ev sahibi de eşli olmalıdır. Onur konuğu eşsiz katıldığında, ev sahibi de eşsiz olmalıdır. Onur konuğu eşsiz geldiğinde, ev sahibinin eşi törene gelmişse; bu durumda eş protokol sırasına göre değil, konuklar içine veya özel kalem müdürünün yanına oturmalıdır.
