Toplantı Protokolünde Temel Kurallar
Toplantı yönetiminde protokol olarak en önemli kural; iki taraflı(birimler arası, kurumlar arası ve uluslar arası) toplantılarda heyet başkanlarının unvan ve statü bakımından eşitliğidir.(Konuk taraf toplantıya genel müdür yardımcısının başkanlığında katıldığında, ev sahibi kurumun heyet başkanı da genel müdür yardımcısı veya dengi olmalıdır.)
Toplantı protokolünde en önemli hususlardan biri de toplantıya zamanında katılmaktır.
Toplantıda gerekli olan evraklar, bilgiler, sunular derlenerek toplantıya hazırlıklı bir şekilde gidilmelidir.
Üst makamlarla herhangi bir konuyla ilgili yapılacak toplantılara katılacak görevliler belirlenmeli, bu kişiler o konuda yapılacak tüm toplantılarda hazır bulunmalıdır. Bu toplantılara katılacak görevliler çok geçerli bir mazeretleri yoksa değiştirilmemelidir, toplantıya katılanlarda devamlılık olmalıdır.
Herhangi bir toplantıya, davete Vali katılacaksa; kurumlar – eğer mazeret beyan etmedilerse- en üst düzeyde yetkilileri ile toplantıya katılmalıdır.
Toplantı Yerleri ve Özellikleri
Toplantının başarısı, öncelikle fiziksel ortamın ve koşullarının olumlu olmasına bağlıdır. Salonun ısıtılması, aydınlatılması ve havalandırılması iyi olmalıdır. Ayrıca toplantı odasının ya da salonun görünümünün de hoş ve güzel olmasına dikkat edilmesi gerekir.
Toplantı salonunda, katılımcıları yoran koyu renkler yerine, dinlendirici açık(pastel)renkler hakim olmalıdır. Masa üstünde de canlı çiçek olmalıdır.
Toplantıya katılanların önüne isimlik, bloknot, kâğıt, kalem, su ve bardak konulmalıdır.
Toplantılarda Masa ve Oturma Düzeni
Toplantı salonunda, toplantıya katılanların kendilerine ayrılan yerlere oturmaları; oturma yerleri belirlenmemişse, kurumların veya kendilerinin unvan ve statülerine uygun yerlere oturmalıdır.
Toplantılarda Masa Düzenleri
Toplantılarda kullanılan U, V, yuvarlak, kare, dikdörtgen, köşegen ve hilal masa tiplerinin farklı anlamları, önemleri ve etkileri vardır. Çünkü görüş alışverişi ve katılım sağlamak için yuvarlak masa; kısa ve öz toplantı ve görüşme yapmak için kare masa; otorite altında iletişime açık toplantı yapmak için dikdörtgen veya U veya V masa; demokratik katılım sağlamak için köşegen veya hilal masa tercih edilmelidir.
