Ziyaretlerde Genel ilke ve Kurallar
Kamusal ve toplumsal yaşamda yapılan ziyaretlerde protokol, saygı ve nezaket açısından uyulması ve uygulanması gereken temel ilke ve kurallar şöyle belirlenmiştir:
-Her ziyaret zamanında yapılmalıdır. Gecikmiş ziyaretler yapılmamış gibidir.
-Her ziyaret özel veya resmi olsa da, mutlaka randevulu olmalıdır. Yalnızca bayram, hasta ve başsağlığı ziyaretleri ön bilgi alınarak randevusuz yapılır ve kısa tutulur.
-Kurum amiri ya da onur konuğu olan bir yönetici, haber vererek ast yöneticiyi ziyarete geldiğinde, ast yönetici onur konuğunu/kurum amirini bina önünde karşılar. Onur konuğu ya da kurum amiri haber vermeden ziyarete geldiğinde, özel kalem müdürü ya da sekreteri yöneticiye hemen haber verir; yönetici onur konuğunu /kurum amirini makam kapısında karşılar ve konuk köşesine buyur eder.
-Bir yönetici dengi olan yöneticiyi ziyarete geldiğinde, özel kalem müdürü veya yönetici sekreteri yöneticiye haber verir. Yönetici bu misafirini makamın ortasında karşılar.
-Astların üstlerine yapacağı ziyaretler randevulu olmalıdır. Astın üstüne hediye götürmesi doğru bir davranış değildir. Randevu saatini üst belirler, alt buna uyar.
-Ziyarete gidecek olan kişi uygun giyinmeli ve ceketinin düğmesi girişte ve ayrılışta ilikli olmalıdır.
-Resmi hayatta protokol ziyaretlerinin süresi genel olarak beş dakikadır.
-Resmi dairelerde(kurum içinde)yapılan ziyaretlerde astlar üstlerini birimin kapısında karşılamalı; ziyaret bitiminde asansör önünden veya merdiven başından uğurlamalıdır.
-Kamu yöneticileri il ve ilçede siyasal parti yöneticilerini ziyaret etmemeli; onların ziyaretlerini iade etmemelidir.
Resmi Ziyaretler
Kamusal yaşamda resmi ziyaretler; göreve başlama ziyaretleri, görevden ayrılma ziyareti, protokol ziyareti ve iş ziyaretidir.
a. Göreve Başlama Ziyareti:
Bir kurumda ya da il veya il ilçede göreve ya da makama atanan kişinin göreve başlama dolayısıyla amiri ve üstlerini dolaşması protokol, saygı ve nezaket gereğidir.
Bir kurumda/birimde göreve başlayan kişi ilk ziyaretini amirine; bir ilde/ilçede görev başlayan kişi, il/ilçe müdürü ise ilk ziyareti mülki amirine yapar. Göreve başlayan kişi amirini ziyaret etmeden göreve başlamamalıdır. İlde göreve başlama Vali’yi ziyaretle; ilçede göreve başlama Kaymakam’ı ziyaretle başlar.
Göreve başlayan kişi ilk bir hafta içinde kurum içinde ya da ilde/ilçede protokolde kendisinden üst’te olanları ziyaret eder.
İlde/ilçede; üst protokolü oluşturan Vali/Kaymakam, askeri birlik komutanı olan Garnizon Komutanı, Belediye Başkanı, C.Başsavcısı, Rektör göreve başlama ziyaretinde bulunmazlar. Bu kişiler göreve başladıklarında kendisine tanışma ve “hayırlı olsun ”ziyaretine gelen üst protokoldeki kişilere iadeyi ziyarete gider.
b. Protokol Ziyaretleri:
Bir kurumda ya da ilde/ilçede bir göreve veya makama atanan kişiye tanışma veya kutlama amacıyla yapılan ziyaretler “protokol ziyareti”dir.
Protokol ziyaretleri ilke olarak ilk bir hafta içinde yapılır.
Ast ya da kıdemsiz olanlar üst ya da kıdemli olana giderler. Eşitler ise önce gelenler sonra gelene giderler.
Makam sahibi üst yöneticilere yapılacak ziyaretler randevulu olmalıdır.
Protokol ziyaretinde en fazla beş dakika kalınmalıdır. Ancak makam sahibi isterse kalınır.
İllerde /ilçelerde de mahalli mülkî idare amirini(vali/kaymakam) göreve başlayınca , bölge ya da il müdürleri Vali/Kaymakam’ı tek başlarına ziyaret edebilecekleri gibi, küçük illerde ve ilçelerde yardımcıları ve şube müdürleriyle birlikte de ziyarette bulunabilirler. Yardımcıların ve şube müdürlerinin Mülki amiri ziyaret etmeleri doğru değildir.
Örnek olarak; ilde Milli Eğitim Müdürü göreve başlayınca, önceden görevde olan diğer bakanlıkların ve kuruluşların il müdürleri, Milli Eğitim Müdürü’nü ziyarete gider. Milli Eğitim Müdürü de aynı süre içinde bu kişilere iadeyi ziyarete giderler. 3 gün sonra gelene 3-4 gün sonra; 15 gün sonra gelene 15-20 gün sonra gider.
Yeni bir göreve ya da makama atanan kişiyi makul bir süre içinde ziyaret etmek protokol açısından zorunludur.
Vali ve Kaymakamların Protokol Ziyaretleri:
Mülki Protokol Yönetmeliği Taslağı’nda, Valilerin protokol ziyaretleriyle ilgili şu düzenleme yer almaktadır. “Bir il’de göreve başlayan vali, en yüksek rütbeli komutan, askeri kuruluş amiri, belediye başkanı,(rektör),adalet mensupları, bölge müdürleri ve diğer kuruluşların amirleri tarafından ilk bir hafta içinde makamında ziyaret edilir. Komutan, belediye başkanı ve rektörün bu ziyaretleri Vali tarafından aynı süre içinde iade edilir.
Cumhuriyet Başsavcılarının, Adli Yargı Adalet Komisyonu, Adliye ve İdare Mahkemeleri Başkanlarının; Hakim ve Savcıların ilde/ilçede Protokol Ziyaretleri:
Hakim ve savcı devlet teşkilatında yargı erkini temsil eder. Bu yüzden hiçbir makamla mukayese edilmez ve as/üst olmaz. İlde göreve başlayan bir hakim ve savcı sadece mesleki üst olarak C Başsavcısını, Adli Yargı Adalet Komisyonu Başkanını, Bölge Adliye ve Bölge İdare Mahkemesi Başkanlarını, Bölge Adliye Mahkemesi C.Başsavcısını ziyaret eder. İl protokolünde yer alan kişiler,ilde göreve başlayan hakim/savcıyı ziyarete gelirler.
Bölge, İl/İlçe Müdürlerinin Protokol Ziyaretleri:
Bir ilde göreve başlayan bölge ya da il müdürü 48 saat içinde Vali’yi ziyaret eder.(Vali’nin, bu yöneticiyi ilk ziyaretinde konuk köşesinde ağırlaması nezakettir.)
Göreve yeni başlayan bölge ya da il müdürü, Vali’yi ziyaret ettikten sonra; ilk bir hafta içinde randevu alarak protokoldeki üstlerini ziyaret eder.
Veda ziyareti:
Çalışma ve yönetim yaşamında veda ziyareti yöneticiler ve bütün görevliler için resmi bir ziyarettir. Veda ziyareti iade edilmez.