Protokol Kuralları, Resmi Yazılarda İmza Kuralları
Resmi Yazılarda İmza Kuralları
İmza uluslararasında, kamu kurum ve kuruluşlarında yapılan resmi yazışmalarda, anlaşma ve sözleşmelerde önemli bir protokol konusudur. Çünkü uluslar arası ve kurumlar arası yazılı belgelerde, imza yetkisi bakımından düzey eşitliği, denklik ve karşılıklılık esastır.
Resmi yazılarda yazıyı imzalayan kişinin adı, soyadı, unvanı sayfanın sağına yanaşık biçimde, metnin bitiminden 2-4 aralık alta ortalanır. İmzalayacak yetkilinin adı küçük, soyadı büyük, unvanı altta küçük harflerle yazılır. İmzalayan kişinin akademik unvanı varsa, adından önce küçük harflerle kısaltılarak yazılır.(Prof. Dr. İlber ORTAYLI)Ayrıca imzalayan kişinin büyükelçi, vali, hakim gibi diplomatik mülki veya adli bir unvanı varsa ad ve soyadının altına küçük harflerle yazılır.
İmza
Yazıyı imzalayacak kişi, kurumun “İmza Yetkileri Yönergesi” nde kendisine imza yetkisi verilen kişidir. İmzanın hukuki ve idari anlamı “yukarıdaki metni kabul ediyorum” demektir. İmza hukuki olarak, kişinin kendi el yazısıyla adını ve soyadını veya adının baş harfiyle soyadını okuyabilecek biçimde yazıya paralel olarak yazmasıdır.
5070 sayılı yasa hükümlerine göre; güvenli elektronik imza ile imzalanan yazı ve belgeler; hukuki olarak, elle atılan ıslak imza ile aynı niteliktedir. Ancak sertifika, diploma, teşekkür, takdir, ödül ve onur belgeleri ıslak imza ile imzalanmalıdır.
İlke olarak; hanımlar kendilerini ,erkekler soylarını temsil ederler. Bu yüzden hanımlar adları; erkekler soyadları ile imza atmalıdırlar. Ne var ki kamu kuruluşlarındaki kimi yöneticilerin imzaları yasaya uygun değildir. En doğru ve en güzel imza Atatürk’ün imzasıdır. Ayrıca TCMB yöneticilerinin banknot Türk Lirası üzerindeki imzaları da hukuki olarak doğrudur.
Bütün kuruluşlarda önemli ve gizli yazılar, onaylar, kararlar, genelgeler, tebliğler ,raporlar, sözleşme ve anlaşmalar; sertifika ve diplomalar, üst makamlara sunulan yazılar ile arşivlik bütün yazı ve belgeler; kişilere gönderilen özel tebrik ve mektuplar koyu mavi mürekkepli, kalın uçlu imza dolmakalemi ile imzalanmalıdır.
Resmi yazı ve belgeler mavi mürekkeple imzalandığında, mühür siyah mürekkeple basılır. Adli ve askeri kuruluşlarda ise, yazı ve belgeler siyah mürekkeple imzalanır; mühür kırmızı basılır.
