Protokolde Dikkat Edilecek Hususlar
1. Protokolde temsil esastır. Yönetici katıldığı toplantı, tören, ziyaret, davet vb etkinliklerde kendini değil, kurumu temsil eder. Bir kişinin temsil niteliği; dış görünümü, giyimi, tutum ve davranışı, konuşması, protokol, saygı, görgü ve nezaket kurallarına uyması ile ortaya çıkar.
2. Davetlerde, yazışmalarda, toplantılarda, görüşmelerde, karşılama ve uğurlamalarda denklik ve karşılıklılık ilkesi geçerlidir.
3. Resmi tören, oturma düzeninde, yürüyüşlerde şeref misafiri veya üst; bulunduğu ortamın daima merkezindedir.
4. Resmi yemeklerde tüm konukların rütbe, unvan, siyasi mevki veya temsil ettiği mevkiye göre oturmaları temel prensiptir.
5. Protokol kurallarında resmi unvan esastır. Yöneticinin kişisel unvanı, cinsiyeti, yaşı, temsil ettiği kurumsal unvanının önüne geçemez.
6. Protokolde, kişinin unvanına veya temsil ettiği kuruma gerekli önem ve değeri vermek esastır.
7. Eşitlerarası öndegelimde, kıdem esastır.
8. Resmi davetlerde kullanılacak davetiyelerde rütbeler, unvanlar ve isimlerde kısaltma yapılmaz.
9. Törenlerde konuşma sırası rütbe, unvan, temsil edilen mevkiye göre alttan üste doğrudur.
10. Protokolde; ulusal bayrağı, konuğu, üstü korumak, kollamak ve gerekli saygıyı göstermek esastır.
11. Resmi araçlarda protokol makamı, aracın arka koltuğunun sağ tarafıdır.
12. Kurumları ilgilendiren, Kurumlara özel günlerde hazırlanan programlarda; Onur konuğunun hemen sağına –bu programlara has protokol sırası olarak – evsahibi idareci oturmalıdır.
Örneğin 24 Kasım Öğretmenler Günü’nde; Vali’nin hemen sağına İl Milli Eğitim Müdürü oturmalıdır.( 10 Nisan Polis Teşkilatının kuruluş gününde İl Emniyet Müdürü gibi, Üniversitenin Akademik yıl açılışında Rektör gibi. )
Protokol kuralları kurumsal ulusal ve uluslar arası düzeyde diplomatik hukuksal yönetsel ve sosyal olarak birtakım temel ilkelere dayanmaktadır. Protokolde bu ilkeler her ülkede her alanda ve her kurumda ortaktır. Söz konusu protokol ilkeleri aşağıda açıklanmıştır.
Protokol İlkeleri Şunlardır:
1.Saygı ve nezaket
Kamusal ve sosyal yaşamda bir insanın imajı; kıyafetiyle, nezaketi; davranışıyla, bilgisi; konuşmasıyla, görgüsü, yemesi ve içmesiyle ortaya çıkar. Protokol ve sosyal davranış kurallarının temeli “saygı ve nezaket”tir.
Kamusal ve sosyal yaşamda konuklara, üstlere, hanımlara, saygı ve nezaket esastır.
2.Onur ve itibar
Protokol kişiye, kuruma ve devlete hak ettiği ve lâyık olduğu saygı ve itibarı göstermektir. Bir kişinin protokol ve sosyal davranış kurallarına önem vermemesi ve bunlara uymaması; önce kendisinin, sonra taşıdığı unvanın, çalıştığı kurumun ve temsil ettiği makamın itibarını düşürür.
3.Öncelik-sonralık
Kamusal ve sosyal yaşamda önde ve önce gelme ilkeleri şunlardır:
Makam mevki; unvan, rütbe sahibi olan önde gelir.
Aynı unvan veya aynı rütbe sahibi kişiler arasında kıdemli olan önce gelir.
Konuk, ev sahibinden önce gelir.
Kişiler makam, unvan, rütbe sahibi değiller ise hanım olan önce gelir. Her ikisi de hanım ya da erkek ise yaşlı olan önce gelir.
4.Temsil
Kişi kendisini temsil etmez. Unvanını ve kurumunu temsil eder. Her yöneticinin temel işlevi kurumunu en iyi biçimde temsil etmektir. Bir kişinin temsil niteliği; dış görünümü, giyimi, tutum ve davranışı, konuşması, protokol, saygı ve nezaket kurallarına uyması ile ortaya çıkar.
Konuk; davet edilen veya kabul edilen, karşılanan ve ağırlanan kişidir. Herkes denginin konuğudur.
Üst, onur konuğu; ast ziyaretçidir. Ziyaretçi, görmeye veya görüşmeye gelen kişidir.
5.Düzey eşitliği, denklik ve karşılıklılık
Kurumlar arası iş ve ilişkilerde, görüşmelerde, telefonla konuşmada, yazışmalarda imzalarda, davranışlarda, kabullerde, ziyarette, karşılamada, ağırlamada düzey eşitliği, denklik ve karşılıklılık esastır.