Resmi Yazışma Protokolü ve Protokol Yazıları, Resmi Yazılarda Arz/Rica Kuralları

Resmi Yazılar 

Resmi yazılar kamusal yaşamda en önemli biçimsel ve belgesel haberleşme aracıdır. Bu yüzden kamu kurum ve kuruluşlarında uygulanan resmi yazışma kuralları, 02 Şubat 2015  tarihli ve 29255 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan  ve Bakanlar kurulu kararı ile yürürlüğe konulan “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” ile düzenlenmiştir.

Resmi yazılar, biçimsel ve niteliksel yönden olduğu kadar, özellikle hitap, arz/rica, saygı sunumu, imza ve imza yetkisi yönünden protokol konusudur. Zira bir yazının doğru olabilmesi için öncelikle anılan yönetmelikte belirtilen biçimsel ve niteliksel kural ve koşullara (standartlara)uygun olması gereklidir. Biçim, nitelik ve içerik yönünden uygun olmayan bir yazı üst makamlarca paraf ve/veya imza edilmez. Resmi yazılar A4 Boyutundaki kâğıtlara, bilgisayarda 12 puntoluk Times New Roman yazı tipinde, 1,25 mm içeriden paragraf yapılarak yazılır.

İyi bir yazı giriş, görüş ve sonuç olarak iki bölümdür. Her bölüm bir paragraftır. Birinci paragrafta amaç belirtilir; cevabi yazı ise İlgi’si bir cümle ile özetlenir. İkinci paragrafta yazıya bir görüş istenir; cevabi yazı ise olumlu/olumsuz bir görüş bildirilir. Üçüncü paragrafta gereği ve/veya bilgileri arz ve /veya rica edilir.

Resmi Yazılarda Arz/Rica Kuralları

Resmi yazıların bitiminde ilke olarak:

-Alt ve ast kuruluşlara, birimlere ve kişilere “rica ederim”

-Üst makamlara, üst kuruluşlara ve üst kişilere “arz ederim”

-Eşit düzeydeki kuruluşlara, birimlere ve kişilere “arz ederim”

-Ast ve Üst kuruluşlara /birimlere ve kişilere birlikte gönderilen dağıtımlı yazılarda “arz ve rica ederim”

-Başbakan ve bakan adına: makam olan müsteşar, başkan, genel müdür, vali veya rektör adına imzalanan, alt ve ast kuruluşlara, birimlere ya da kişilere gönderilen yazılarda “rica ederim”

ifadesi kullanılır.

Bu yüzden üst veya eş düzey bir kuruluşa gönderilen yazıda “rica etmek” yazının işleme konulmamasına, geri gönderilmesine veya olumsuz sonuçlanmasına neden olabilir.

Devlet protokol listesinde yer alan bir kuruluşun protokol olarak önde gelmesi, anılan listede altta gelen bir kuruluşa yazdığı bir yazının sonunda “rica ederim” deme(emir verme) hakkını doğurmaz. Çünkü söz konusu liste hiyerarşik olarak üstlük-astlık sıralaması değil, protokolde öncelik-sonralık sıralamasıdır.

Kamu kurumu olarak özel kuruluşlara gönderilen yazıların sonunda “rica ederim” denir. Kişilere gönderilen yazıların sonunda “……saygıyla rica ederim” denir.”, “Rica ederim. Saygılarımla” veya “Rica ederim. İyi dileklerimle” denebilir. Özel kuruluşlar, kamu kuruluşlarına gönderdikleri yazıların sonunda “Arz ederim. Saygılarımla” ifadesini kullanırlar.

Eşit düzeyde olduğu halde “rica ederim” ifadesi kullanarak yazı gönderen bir kuruluşa karşılıklılık ilkesi gereğince “rica ederim” ifadesiyle yanıt vermek ;” “arz ederim” ifadesiyle yazı gönderen eşit düzeydeki bir kuruluşa da “arz ederim” ifadesiyle yanıt vermek doğru bir yöntemdir.

Karşılıklılık ilkesi gereğince , “saygılarımla” ifadesini kullanan eş düzey bir kuruluşa verilen yanıtta “saygılarımla” ya da “saygıyla” ifadesini kullanmak protokol, saygı, nezaket gereğidir.

Bir yazı yalnızca bir kişiye veya bir kuruluşa gönderildiğinde, yazının sonunda ya ”arz” ya ”rica” edilir. Dağıtımlı olmayan, yalnızca bir kişi ya da bir kuruluşa gönderilen yazının sonunda “arz ve rica ederim” ya da “arz/rica ederim “ demek doğru değildir. Bir kuruluşa “arz ve  rica ederim” demek, onun ast mı üst mü olduğunu bilmemektir.

Kurumun amiri, alt/üst bir kuruluşa gönderdiği yazıda “rica ederim” diyerek imza atıyorsa, kurum amiri “adına” imza atan kişi şube müdürü de olsa “rica ederim” der.

Resmi yazıların sonunda yalnızca “ arz ederim” ya da “rica ederim” ibaresi kullanılır. Çift imzalı yazıların bitiminde ise çoğul olarak “arz ederiz” veya “rica ederiz” ibaresi kullanılır. Ayrıca  “İLGİLİ MAKAMA “hitabıyla yazılan belge niteliğindeki kişiye özel yazılarda da “arz/rica olunur” ibaresi kullanılır.

Makama sunulan onayların sonunda kullanılan fiiller 3.çoğul şahıs olmalıdır. Örnek: “Tensiplerine arz ederim” veya “Tasviplerine arz ederim” ya da” Olurlarına arz ederim” çünkü teklif şahsın değil makamın tasviplerine/olurlarına sunulmaktadır.

Makama sunulan yazıların sonunda, konunun gerektirdiği işlem biçimine göre, “Bilgilerine arz ederim”  veya “Takdirlerine arz ederim”, “Emirlerinize arz ederim”, “Gereğini müsaadelerine arz ederim.” denir.

Vatandaş olarak kamu kuruluşuna yazılan yazının (dilekçenin)sonunda ilke olarak “saygıyla arz “edilir. Örneğin “Gereğini emir ve müsaadelerinize saygılarımla arz ederim.” demek en uygun yöntemdir. Ancak vatandaşın kamu kuruluşuna gönderdiği bir yazının (dilekçenin veya şikayetin) sonunda “rica “etmesi yazının olumsuz değerlendirilmesine, işlem görmemesine veya reddedilmesine neden olmamalıdır. Vatandaşın “rica” etmesi sosyal anlamda nezaket olarak kabul edilmelidir.